¿Cómo montar un cuadro de mando sencillo?

Big data es el futuro y presente para muchas empresas, pero muchas otras están muy lejos de poder usar esta herramienta. Muchas pequeñas y medianas aún trabajan sólo con métricas contables para analizar la situación del negocio, como el nivel de tesorería, deuda o activos. Sin embargo, hay otra información de gran valor como las métricas operacionales que en ocasiones no se analiza de una forma estructura, como el volumen de presupuestos, precio medio o número de llamadas recibidas. Este tipo de métricas se incluyen en un scorecard o cuadro de mando de operaciones.

 

¿Para qué sirve un cuadro de mando?

Hace un tiempo, colaboré con una pyme dedicada a la venta y mantenimiento de elevadores. Llevaban la contabilidad de forma rigurosa y tenían un buen CRM que recogía información de las transacciones más importantes para el negocio. Sin embargo, se realizaba la toma de decisiones de manera intuitiva y sin datos objetivos que las avalasen. Las únicas métricas utilizadas eran las financieras y su análisis sólo indicaba el resultado de la empresa. Estas métricas no explicaban cómo se había llegado al resultado y qué se podía hacer para mejorarlo. Por eso, necesitaban una herramienta para analizar sistemáticamente y de forma conjunta las métricas que explicaban la evolución del negocio, es decir necesitaban un cuadro de mando de operaciones.

¿Por qué usar un cuadro de mando sencillo?

La empresa había realizado una fuerte inversión en un CRM hace poco tiempo, pero no se había planteado la necesidad de tener un cuadro de mando integrado para las operaciones. Actualizar y modificar el CRM no era una opción por el alto coste y el largo plazo para su implementación. Además, los datos provenían de diferentes fuentes de información que no estaban integrados, como el tráfico recibido en la página web. La alternativa era aparentemente muy simple pero funcionó en esta empresa: montar una plantilla en Excel para que consolidase toda la información. Además tenía dos ventajas importantes: se podía implementar en poco tiempo, y si posteriormente queríamos incluir nuevas variables, se podía actualizar fácilmente. Los principales inconvenientes era el trabajo manual que requería mantener la plantilla y la necesidad de tener copias de seguridad constantemente actualizadas.

¿Cómo montar el cuadro de mando?

Para crear el cuadro de mando, lo primero que tenía que hacer era entender la estructura de la empresa. En concreto, la empresa se organizaba alrededor de cuatro líneas de negocio diferenciadas: mantenimiento, modernizaciones, instalación de ascensores e instalación de elevadores. Por tanto, cada línea de negocio necesitaba un panel independiente.

El objetivo final de cada panel era entender cómo se generaba el flujo de dinero en cada línea de negocio, desde la detección de oportunidades hasta el cobro efectivo de la facturación. En concreto establecí 5 etapas principales:

1. Oportunidades
2. Presupuestos
3. Ventas
4. Facturación
5. Cobro

Por su puesto, cada empresa debe de adaptar las etapas a su negocio, e incluso dentro de la misma empresa pueden haber variantes. Por ejemplo, en el negocio de modernizaciones las oportunidades se medían principalmente por el número de inspecciones realizadas. Por otro lado, la métrica que mejor reflejaba la evolución de oportunidades en la línea de negocio de instalación de elevadores era el número de llamadas y correos electrónicos recibidos.

Además, había que incluir otra información que ayudase a entender la evolución del negocio. Por ejemplo, el precio medio de cada producto, el número de quejas recibidas o el perfil del cliente.

Por último había que decidir la periodicidad en la que se actualiza la información. Como el ciclo del negocio tenía cierta periodicidad mensual, actualizar el cuadro de mando cada mes parecía adecuado. Obviamente, otros negocios necesitarán una periodicidad diferente.

¿Cómo crear la plantilla?

Es importante que actualizar la plantilla lleve el menor tiempo posible, por eso resulta imprescindible saber un poco de Excel. Ten en cuenta que los informes utilizados para montar el cuadro de mando tienen que ser en formato Excel y estables, es decir cada informe tiene que mostrar la información que nos interesa siempre con la misma estructura. Sería deseable que todos los informes presentaran también la información de forma estandarizada, pero en muchos casos esto resulta imposible, por lo que debemos aplicar diferentes estrategias para obtener los datos que buscamos. Las herramientas de Excel más recomendables para hacer este trabajo son:

• Tablas dinámicas: Ideal para trabajar con los datos en bruto y obtener métricas básicas como sumatorio, media o conteo
• Función BuscarV: Muy útil cuando tienes la información en columnas y lo quieres reordenar de otra forma
• Función Si: Se puede utilizar para etiquetar valores y estandarizar tus datos

Además de consolidar la información en una tabla conjunta es muy recomendable realizar gráficos, es una forma muy intuitiva de detectar tendencias y patrones de forma rápida.

El resultado

La utilización de este cuadro de mandos de operaciones fue una revolución en la empresa. Aportó una serie de beneficios claves para el desarrollo de la compañía gracias al uso de métricas relevantes para el negocio y consolidación de la información de forma estructurada. Las principales ventajas de esta herramienta fueron:

• Utilización de un sistema de métricas unificado y acordado por las diferentes áreas que facilitó la comunicación interdepartamental
• Análisis sistemático del flujo de dinero y las razones que influían en el resultado que permitió la toma de decisiones más estructurada y basada en datos objetivos
• Reuniones de revisión de resultados más eficientes y productivas

En definitiva, la implementación del cuadro de mando de operaciones permitió mejorar el resultado de la empresa: mejorando la comunicación entre áreas, aprovechando las oportunidades detectadas y tomando decisiones de una forma mucho más ágil.