¿Tienes un desorden? 5 pasos para organizar pendientes

El desorden mental se traduce en el desorden profesional e improductividad. Ordena tus ideas y tus pendientes. Una coach te explica cómo.

Usa la tecnología a tu favor, no en tu contra, y recuerda que las actividades personales tienen un peso muy importante en tu vida.

vía: Javier Rodríguez Labastida

Generalmente alguien desordenado mentalmente es desordenado en el trabajo, por lo que ser ordenado significa dominar la disciplina y la voluntad para cumplir responsabilidades.

Además de ser una cualidad relativa de quien la observa, el orden es una habilidad que no todas las personas tienen. Por ejemplo: si eres un jefe muy ordenado, seguramente catalogarás como un empleado ordenado a aquel que tiene como mínimo tus habilidades, y viceversa. 

“Una cosa es que lo parezca y otra es que lo sea. Y eso es en cuestión de los cumplimientos y las asignaciones que se realizan de acuerdo al puesto”, dice en entrevista con AltoNivel.com.mx la coach Esther Murow, CEO de la consultora Alineum. Aquí sus claves para ser un profesional ordenado:

1.- No te resistas: ¡Usa una agenda!

Si no tienes la memoria suficiente para mantener todo en la cabeza, usa agendas, notas, y alguna aplicación para escanear las tarjetas personales y subirla a tus contactos.

Fija un horario para ver tus correos electrónicos. Los del día y los retrasados. Puedes fijar alertas con prioridades, dependiendo que cliente o proveedor sea el que más valor te genere.

En la agenda también fija prioridades para saber cuáles acciones tienes qué hacer. También aparta un tiempo diario (por la mañana y por la noche) para hacer la revisión y actualización de tu agenda. Recuerda, usa la tecnología a tu favor, no en contra de tus responsabilidades.

2.- Dale relevancia a tus cosas personales

Cosas tan simples como la tintorería, visitar al dentista o ir a cenar con tu familia forman parte de los pendientes que suelen quedar “para después”. Por ello, Esther Murow sugiere que les asignes un espacio en tu agenda y los tomes con la misma seriedad como si fuera una cita de trabajo.

“Pon las suficientes alertas para este tipo de citas. Subráyalas como los momentos que no te debes perder. La convivencia con la familia puede tener un impacto de la forma en la que planteas tu agenda”, dice la especialista.

“Busca un equilibrio entre autenticidad y asertividad. Cuando un cliente te busca para pedirte una reunión de último minuto, puedes decirle ‘lo hago por esta vez, pero no puedo en adelante porque tengo actividades que realizar con la familia’. Generalmente el cliente entiende estas explicaciones y para una futura ocasión lo tomará en cuenta antes de solicitar una reunión en un horario fuera de la jornada laboral”.

3.- Ojo con WhatsApp

WhatsApp llegó para revolucionar nuestros días. Este servicio de mensajería es más frecuente que realizar una llamada o enviar un correo electrónico y requiere un manejo especial durante la jornada laboral.

“Esta herramienta requiere la voluntad del usuario y le exige a contestar en tiempo real, pero es una trampa porque son pocos los mensajes que provienen de esta aplicación que requieren urgencia de respuesta en el momento”, dice Murow.

La coach sugiere darte entre 5 y 10 minutos cada determinado tiempo (puede ser 3 o 4 veces al día) para contestar tus mensajes, y no hacerlo cada que llegue una alerta a tu celular. La persona que necesita una respuesta con urgencia seguramente te buscará a través de una llamada.

4.- Qué es prioritario

Esther Murow asegura que la prioridad se define en función de entender cuáles son los pendientes más importantes y tienen qué salir primero. Aquellos que tienen fecha de caducidad.

“¿Cómo se alinea con tus responsabilidades un pendiente? Por ejemplo, mi prioridad es entregar un reporte diario de procedimientos bancarios, pero estoy cometiendo un error si fijo como prioridad a un contrato que tengo que entregar en dos días”, dice.

La prioridad debe estar alineada en función de lo que está por caducar y las responsabilidades diarias.

5.- Evita ser cuello de botella

El desorden provoca ineficiencia, olvido, y retrasos. Si eres un jefe que tiene que aprobar en cierto periodo de tiempo y tu aprobación se deriva en otras cosas, provocas que todo en la empresa se quede atorada por ti y esto deriva en falta de productividad.

Cuando tus responsabilidades implican la participación de otros puedes convertirte en un cuello de botella, y eso, además de bajar tu rendimiento te puede acarrear problemas laborales.